Rechnungen liegen im E-Mail-Postfach, Verträge in verschiedenen Ordnern und Belege noch auf Papier? Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) führt diese Unterlagen in einer digitalen Ablage zusammen. Hier erfahren Sie, wie Erfassung, Suche, Zugriffsrechte und Freigaben zusammenspielen – und worauf es bei der Einführung ankommt.
Was ist ein DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, mit der Unternehmen Dokumente zentral ablegen, finden und bearbeiten können. Digitale Dateien und eingescannte Unterlagen werden einem Vorgang zugeordnet. Je nach eingerichteter Lösung ergänzen Suchfunktionen, Zugriffsrechte und Freigabeabläufe die reine Dateiablage.
Die Vorteile eines DMS
Zeitersparnis
Durch die schnelle Suche und den sofortigen Zugriff auf benötigte Dokumente wird die Arbeitszeit erheblich reduziert. Kein langes Durchsuchen von Aktenordnern mehr!
Kostenreduzierung
Die Reduktion von Papierverbrauch und Lagerkosten für physische Dokumente spart bares Geld.
Sicherheit
Ein DMS bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Protokollierung von Aktivitäten, um sensible Informationen zu schützen.
Zusammenarbeit
Mehrere Benutzer können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, was die Zusammenarbeit und Effizienz steigert. Versionierung stellt sicher, dass alle Änderungen nachvollziehbar bleiben.
Compliance
Für nachvollziehbare Dokumentenprozesse werden Zugriffsrechte, Zuständigkeiten und Aufbewahrungsregeln festgelegt. Ein DMS unterstützt deren technische Umsetzung; die passende Einrichtung und die Abläufe im Unternehmen gehören dazu.
Nachhaltigkeit
Die Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zu einer umweltfreundlicheren Arbeitsweise bei.
Hauptfunktionen eines DMS
Suchen und Abrufen
Leistungsstarke Suchfunktionen, die es ermöglichen, Dokumente schnell zu finden.
Workflow-Management
Ein typischer Ablauf: Eine Eingangsrechnung wird erfasst, einer zuständigen Person zur Prüfung zugeordnet und zur Freigabe weitergeleitet. Welche Schritte automatisch erfolgen und wer freigeben darf, wird passend zum betrieblichen Ablauf festgelegt.
Dokumentenerfassung
Scanner, E-Mail-Import und andere Tools zur Digitalisierung von Papierdokumenten.
Zugriffskontrolle und Sicherheit
Festlegung, wer welche Dokumente einsehen und bearbeiten darf.
DMS - Fazit
Beginnen Sie mit einem konkreten Dokumentenprozess, etwa der Ablage und Freigabe eingehender Rechnungen. Unsere Digitalisierungsberatung setzt bei Ihren bestehenden Abläufen und Systemen an.
Mit InfoOffice stellen wir eine DMS-Lösung für zentrale Ablage, Suche, Belegerkennung und Workflows vor. Besprechen Sie Ihren Dokumentenprozess mit IGOS.