E-Rechnung Hamburg – Gesetzliche Grundlagen und Fristen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht oder auch der E-Rechnung in Hamburg basiert auf dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde. Dieses Gesetz zielt darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben und den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Für Unternehmen oder Unternehmen in Hamburg ergeben sich daraus folgende Verpflichtungen:
- Ab dem 1. Januar 2025: Alle Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Zustimmung des Empfängers ist hierfür nicht erforderlich. Rechnungen in Papierform oder als einfache PDF-Datei gelten ab diesem Zeitpunkt nicht mehr als elektronische Rechnungen.
- Übergangsfristen für den Versand elektronischer Rechnungen:
- Bis zum 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
- Bis zum 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro können mit Zustimmung des Empfängers weiterhin alternative Rechnungsformate nutzen.
- Ab dem 1. Januar 2028: Die Ausstellung von E-Rechnungen wird für alle Unternehmen verpflichtend.
E-Rechnung Hamburg – Neue Pflicht ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Kraft. Unternehmen in Hamburg sollten sich frühzeitig auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten, um den Übergang reibungslos gestalten zu können.
Anforderungen an E-Rechnungen
Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das eine automatische und medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Zulässige Formate sind insbesondere:
- XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht und speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl eine PDF/A-3-Datei für die menschliche Lesbarkeit als auch eingebettete XML-Daten für die maschinelle Verarbeitung enthält.
Wichtig: Eine per E-Mail übermittelte PDF-Datei ohne eingebettete strukturierte Daten gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
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Umsetzung von XRechnung in Hamburg
Die Freie und Hansestadt Hamburg hat bereits Maßnahmen ergriffen, um den Übergang zur E-Rechnung zu erleichtern:
- Zentraler Rechnungseingang (ZRE): Dieser ist für die Erstverarbeitung aller eingehenden Rechnungen und Zahlungsanordnungen der Kernverwaltung sowie zahlreicher Landesbetriebe und Hochschulen zuständig. Papierrechnungen werden hier digitalisiert, während elektronische Rechnungen direkt übernommen und für die weitere Bearbeitung bereitgestellt werden.
- E-Rechnungsportal: Rechnungssteller können sich einmalig beim Hamburg Service registrieren und anschließend Rechnungen im XRechnung-Format über das E-Rechnungsportal an alle Hamburger Behörden, Hochschulen und angeschlossenen Unternehmen senden. Nach der Registrierung ist auch der Versand per E-Mail an rechnung@xrechnung.hamburg.de möglich.
- PEPPOL: Für den Versand von E-Rechnungen steht das PEPPOL-Netzwerk zur Verfügung. Die PEPPOL-ID für Hamburg lautet: 0204:02-FHH-06.
Schritte zur Vorbereitung von E-Rechnung in Hamburg
Unternehmen in Hamburg sollten folgende Maßnahmen ergreifen, um den Übergang zur E-Rechnung erfolgreich zu gestalten:
- Systemprüfung und -anpassung: Überprüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware auf Kompatibilität mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Gegebenenfalls sind Updates oder der Einsatz zusätzlicher Module erforderlich.
- Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit elektronischen Rechnungen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
- Registrierung im E-Rechnungsportal: Führen Sie die einmalige Registrierung beim Hamburg Service durch, um das E-Rechnungsportal nutzen zu können.
- Anpassung interner Prozesse: Passen Sie Ihre internen Abläufe an die Anforderungen der E-Rechnung an, insbesondere hinsichtlich Archivierung und Dokumentation.
Für Unternehmen, die Unterstützung bei der Umsetzung der E-Rechnung benötigen, stehen spezialisierte E-Rechnung Dienstleister zur Verfügung, die maßgeschneiderte Lösungen anbieten.
E-Rechnung in Hamburg – Vorteile der E-Rechnung
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Rechnungsbearbeitung.
- Kostensenkung: Einsparungen bei Papier, Druck und Versand.
- Fehlerminimierung: Durch die maschinelle Verarbeitung werden Übertragungsfehler reduziert.
- Umweltfreundlichkeit: Reduzierter Papierverbrauch schont die Umwelt.
Fazit
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im deutschen Geschäftsverkehr. Unternehmen in Hamburg sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Systeme und Prozesse entsprechend anzupassen und von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung zu profitieren. Wir bieten zudem auch ein Video, welches Sie genauer in dieses Thema einführt, welches Sie hier finden können.
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Falls Sie noch auf der Suche nach einer einfachen und effizienten Lösung für die E-Rechnung sind, können Sie sich an einen erfahrenen E-Rechnung Dienstleister in Hamburg wenden, der den Übergang für Ihr Unternehmen erleichtert.