Aktualisiert am 2. Oktober 2026
E-Rechnung: Welche Fristen gelten für Unternehmen?
Bei Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gilt die E-Rechnung grundsätzlich für die betroffenen steuerpflichtigen Umsätze. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsregeln:
- Bis Ende 2026: Rechnungsaussteller können weiterhin Papier verwenden; eine einfache PDF ist mit Zustimmung des Empfängers möglich.
- Für 2027: Diese Möglichkeit bleibt bestehen, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers höchstens 800.000 Euro betrug. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt ebenfalls eine Übergangsregel bis Ende 2027.
- Ab 2028: Diese Übergangsregeln entfallen. Die gesetzlichen Ausnahmen bleiben bestehen.
Ausnahmen betreffen unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, bestimmte steuerfreie Umsätze und Rechnungen von Kleinunternehmern. Für Privatkunden besteht keine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind zusätzlich deren besondere Vorgaben zu beachten.
Rechtsgrundlagen: § 27 Absatz 38 UStG, § 14 UStG sowie § 33 und § 34a UStDV.
E-Rechnungen empfangen: Was ist bereits erforderlich?
Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Eine darüber hinausgehende automatische Verarbeitung ist nicht vorgeschrieben; die Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen.
Für den Arbeitsalltag lohnt es sich trotzdem, Empfang, Prüfung und Ablage gemeinsam zu planen. So wissen Ihre Mitarbeitenden, wo Rechnungen eingehen und wer sie bearbeitet. Weitere Erläuterungen bietet das Bundesfinanzministerium.
Anforderungen an E-Rechnungen
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die Software auslesen kann. XRechnung verwendet dafür XML. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit strukturierten Rechnungsdaten; Formatversion und Profil müssen geeignet sein.
Eine gewöhnliche PDF ohne diese Daten ist eine „sonstige Rechnung“. Sie bleibt im Rahmen der Übergangsregeln und Ausnahmen zulässig. Die Definition finden Sie in § 14 UStG.
E-Rechnung im Unternehmen umsetzen
Sie möchten Empfang, Prüfung und Ablage sinnvoll organisieren? IGOS unterstützt Sie dabei, Ihre bestehende Software und den passenden Rechnungsablauf aufeinander abzustimmen.
XRechnung an Hamburger Behörden senden
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Hamburg gibt es das E-Rechnungsportal. Die Stadt nennt Peppol, den Portal-Upload und den Versand an die vom Empfänger mitgeteilte E-Mail-Adresse als Übertragungswege. Klären Sie mit Ihrem Auftraggeber die Leitweg-ID und weitere Rechnungsangaben. Nutzen Sie die aktuellen Hinweise der Stadt Hamburg zur elektronischen Rechnungsstellung.
Diese Verfahren betreffen Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Für den üblichen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen ist keine Registrierung im Hamburger Behördenportal erforderlich.
So bereiten Sie Ihren Rechnungsablauf vor
- Ausgangslage klären: Welche Software und Formate nutzen Sie, und wie viele Rechnungen bearbeiten Sie?
- Zuständigkeiten festlegen: Wer prüft die Rechnung, wer gibt sie frei und wo wird sie abgelegt?
- Technik abstimmen: Prüfen Sie passende Schnittstellen und erforderliche Module, bevor Sie eine zusätzliche Lösung auswählen.
- Ablauf erproben: Testen Sie Empfang, Darstellung und Weitergabe mit geeigneten Beispieldaten.
- Team einweisen: Halten Sie den vereinbarten Ablauf verständlich fest.
IGOS begleitet Sie bei der Auswahl einer passenden Lösung. Erfahren Sie mehr über E-Rechnung mit IGOS.
Was ein digitaler Rechnungsablauf erleichtern kann
- Rechnungsdaten müssen seltener manuell übertragen werden.
- Klare Prüfschritte erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung und Fachabteilungen.
- Eine gemeinsame Ablage macht Dokumente schneller auffindbar.
Welche Schritte sich automatisieren lassen, hängt von Ihrer Software und Ihren Abläufen ab.
Der nächste Schritt für Ihr Unternehmen
Entscheidend ist ein Rechnungsablauf, der zu Ihrem Betrieb passt. Teilen Sie uns Ihre bisherige Software und Ihre wichtigste Frage mit – etwa zum Rechnungsempfang, zur Erstellung oder zur Ablage. Gemeinsam klären wir, wo technische Unterstützung sinnvoll ist.
Unterstützung bei der E-Rechnung in Hamburg
Lassen Sie uns Ihre Anforderungen an Software und Rechnungsabläufe besprechen.