Von der PDF zur XRechnung: Auf die Daten kommt es an
Sie erstellen Ihre Ausgangsrechnungen bisher als PDF und benötigen eine XRechnung? Dafür müssen Rechnungsangaben in die vorgesehenen strukturierten Datenfelder übertragen werden. Das bloße Umbenennen einer Datei reicht nicht.
Prüfen Sie zuerst, ob Ihr vorhandenes Rechnungsprogramm XRechnung direkt ausgeben kann. Andernfalls muss ein geeigneter Weg zur Übernahme und Ergänzung der Daten eingerichtet werden. Eine technische Formatprüfung hilft, Fehler zu erkennen; für die Richtigkeit der Rechnungsangaben bleibt der Rechnungsaussteller verantwortlich.
Eine normale PDF ist keine strukturierte E-Rechnung, aber deshalb nicht generell unzulässig. Die Übergangsfristen und Ausnahmen erklären wir im Überblick zur E-Rechnung in Hamburg. Technische Grundlagen erläutert die KoSIT in ihren XRechnung-FAQ.
So unterstützt IGOS Sie bei der Umstellung
Wir klären mit Ihnen, wie Ihre Ausgangsrechnungen entstehen und welche Anforderungen Ihre Empfänger stellen. Daraus ergibt sich, ob die direkte Ausgabe aus Ihrer Software, eine Schnittstelle oder eine ergänzende Lösung sinnvoll ist.
InfoOffice unterstützt das Einlesen, Prüfen und lesbare Darstellen von XRechnung und ZUGFeRD. Rechnungen lassen sich in Freigabe- und Archivierungsabläufe einbinden. Welche Funktionen und Module zu Ihrem Betrieb passen, besprechen wir in einer Produktdemo.
Für die Übernahme von PDF-Daten sind die Vollständigkeit der Ausgangsdaten und die konkret eingesetzte Software entscheidend. Fehlende Angaben müssen ergänzt und das Ergebnis geprüft werden.
Passt Ihre Software zur XRechnung?
Nennen Sie uns Ihr Rechnungsprogramm und das benötigte Zielformat. Wir besprechen mit Ihnen einen passenden Weg zur Umstellung.
Diese Schritte gehören zur Umwandlung
- Daten bereitstellen: Rechnungsempfänger, Leistungen, Beträge, Steuern und weitere Pflichtangaben müssen vollständig vorliegen.
- Angaben zuordnen: Informationen in die passenden Felder der XRechnung übertragen und fehlende Angaben ergänzen.
- Inhalt und Format prüfen: Stimmen die Rechnungsangaben? Erfüllt die Datei die technischen Regeln des gewünschten Formats?
- Versand abstimmen: Den mit dem Empfänger vereinbarten Übertragungsweg verwenden. Bei Behörden zusätzlich deren Rechnungsanforderungen beachten.
So entsteht ein nachvollziehbarer Ablauf, der sich mit geeigneter Software wiederkehrend nutzen lässt.